Aide & guide d'utilisation

Tri & qualification · réponse instantanée · création de fiche CRM

C'est le cœur de la démo : chaque email brut reçu des portails (SeLoger, Leboncoin, Bien'ici, formulaire) est trié automatiquement, le spam écarté, le lead routé vers le bon négociateur, une réponse envoyée et une fiche CRM créée — le tout en vue avant / après.

1. 1Ouvrir Boîte de réception : à gauche, les emails bruts non triés.
2. 2Cliquer sur Trier les emails (ou « Évaluer » dans le bandeau).
3. 3À droite apparaissent les leads qualifiés : nom, contact, type de demande, bien, négociateur assigné et horodatage de la réponse automatique.
4. 4Les compteurs en bas résument : spam écarté, leads créés, réponses envoyées.

💡 Le tri reconnaît aussi les emails qui ne sont pas de nouveaux leads (suivi après visite, envoi de pièces) et ne crée pas de doublon.

Prise de RDV en ligne · confirmations & rappels automatiques

Les prospects réservent une visite en ligne ; l'agence n'a plus d'allers-retours téléphoniques. Chaque RDV déclenche une confirmation puis des rappels automatiques pour réduire les no-shows.

1. 1Dans Agenda & visites, consulter les visites à venir et passées, avec leur statut.
2. 2Pour montrer la réservation : panneau « Pages de réservation publiques » → Ouvrir la page de réservation d'un bien, choisir un créneau et valider.
3. 3Le RDV apparaît dans l'agenda et une confirmation part automatiquement.
4. 4Pour déclencher les rappels J-1 et H-2 : choisissez une date proche du RDV dans le bandeau, puis cliquez Évaluer.

💡 La colonne « Suivi automatique » montre les badges Confirmation Rappel J-1 Rappel H-2 au fur et à mesure que la date avance.

Quittances de loyer automatiques (PDF)

Chaque mois, au jour d'échéance du loyer, la quittance est générée en PDF et envoyée au locataire — sans intervention. Plus aucune quittance oubliée.

1. 1Ouvrir Locations & quittances : chaque bail affiche le locataire, le loyer + charges et le jour d'échéance.
2. 2Choisir une date du mois suivant (après le jour d'échéance) dans le bandeau, puis cliquer Évaluer : la quittance du mois est générée pour chaque bail concerné.
3. 3Cliquer sur Télécharger le PDF pour montrer la quittance réelle (montant, période, bailleur, locataire, bien).

💡 Le compteur « Quittances du mois » du tableau de bord se met à jour à chaque échéance franchie.

Alerte d'expiration & relance propriétaire automatique

Un mandat qui expire sans relance, c'est un bien qui part chez le concurrent. Cet espace liste tous les mandats (exclusifs ou simples) avec leurs dates, et 30 jours avant l'échéance une relance de renouvellement part automatiquement au propriétaire.

1. 1Ouvrir Mandats : chaque ligne montre le bien, le propriétaire, le type de mandat et la date d'échéance.
2. 2Repérer un mandat dont l'échéance est proche, puis choisir dans le bandeau une date à moins de 30 jours de celle-ci et cliquer Évaluer.
3. 3Le mandat passe en « À relancer » et la relance email au propriétaire est envoyée (visible dans la Boîte d'envoi).

💡 La relance n'est envoyée qu'une seule fois par mandat, même si vous ré-évaluez plusieurs fois.

Suivi des diagnostics & échéances réglementaires

DPE, assurance PNO, renouvellement de bail… chaque obligation a sa date limite. Le tableau code chaque échéance par couleur — À venir Imminent Dépassé — et un rappel interne est déclenché automatiquement avant l'échéance (délai propre à chaque ligne, 30 jours par défaut).

1. 1Ouvrir Conformité : chaque ligne montre le bien, le type d'obligation, la date limite et le délai de rappel.
2. 2Avancer l'horloge à l'intérieur de la fenêtre de rappel d'une échéance, puis cliquer Évaluer.
3. 3Le statut passe à « Rappelé » et l'événement apparaît dans le Journal d'activité.

💡 Le délai de rappel se règle par échéance (colonne « Rappel (jours avant) » du fichier Excel d'import).

Newsletter segmentée · avis Google · parrainage

Trois automatisations de fidélisation réunies : la newsletter qui envoie à chaque acheteur les biens correspondant à ses critères, la collecte d'avis Google (demande 2 jours après une signature, relance au 5ᵉ jour), et la demande de parrainage un mois après la signature.

1. 1Ouvrir Marketing : les segments d'acheteurs sont listés avec leurs critères (budget, type, zones).
2. 2Cliquer « Envoyer la newsletter » sur un segment : chaque contact reçoit sa sélection personnalisée de biens.
3. 3Pour les avis : avancer l'horloge à J+2 d'une signature → Évaluer → la demande part (email + SMS). À J+5 sans avis, une relance unique part.
4. 4Cliquer « Simuler : avis laissé » sur une transaction pour stopper la relance (c'est ce que ferait la détection réelle).
5. 5À J+30 de la signature : la proposition de parrainage (bon de 200 €) part automatiquement.

💡 Seuls les contacts opt-in marketing avec des critères renseignés reçoivent la newsletter — et jamais deux fois la même semaine.

La preuve horodatée de tout ce qui s'exécute

C'est l'écran de preuve de la démo : une timeline horodatée (à la date de démo) de chaque action exécutée par les automatisations — tri d'un email, envoi d'un rappel, génération d'une quittance, relance de mandat… Rien ne se passe « dans l'ombre ».

1. 1Ouvrir Journal d'activité : les événements sont listés du plus récent au plus ancien.
2. 2Utiliser les pastilles de filtre (A1, A2, A4…) pour n'afficher que les événements d'une automatisation.
3. 3Après chaque clic sur Évaluer, revenir ici pour montrer la trace exacte de ce qui vient de se déclencher.

💡 Chaque événement porte la date de démo à laquelle il s'est produit — pas la date réelle — pour un scénario cohérent.

L'aperçu fidèle de chaque message envoyé

Tous les SMS, emails et PDF générés par les automatisations, présentés tels que le client les recevrait : objet, corps personnalisé, pièce jointe. En démo, aucun envoi réel ne part — c'est la vitrine du rendu final.

1. 1Ouvrir Boîte d'envoi : les compteurs en haut distinguent emails et SMS.
2. 2Filtrer par automatisation avec les pastilles (A2 pour les rappels, A4 pour les quittances…).
3. 3Ouvrir un message pour montrer le texte exact reçu par le client ; les quittances offrent le téléchargement du PDF joint.

💡 Argument clé en rendez-vous : « voilà précisément ce que reçoivent vos clients, sans que personne n'ait rien rédigé ».